3 nuevas Ideas para ayudar al Equipo como Project Manager

help3 nuevas ideas para ayudar al equipo técnico cuando no logras conectar y las relaciones son frías. Continuación de este artículo con 4 ideas previas. Escrito desde mi experiencia como IT Project Manager, pero seguramente extrapolable a otros puestos de gestión. Si te interesan estos temas, te invito a conectar conmigo mediante mi perfil de LinkedIn y a que compartas y recomiendes este artículo.

Hay que procurar que la experiencia, y posiblemente la diferencia de edad con el equipo, no se conviertan en una barrera. Seguro que hay algo que puedes enseñarles, aunque manejen nuevas tecnologías que no dominas. Tienen que verte como alguien útil, dispuesto a ayudar, pero a la vez haciendo cumplir los compromisos con rigor, sin eximir de las responsabilidades que has acordado. Muy relacionado con la búsqueda del equilibrio, como ya he comentado en El Project Manager es también un Equilibrista. Vamos a ver estas nuevas ideas:

  • Que la tecnología no marque las distancias: Por el mismo motivo por el que hay que dedicar tiempo a aprender un idioma o a entender el negocio del cliente, también conviene saber manejarse con cierta terminología técnica. No se espera que el Project Manager se vuelva un experto de todo, e incluso no es deseable, pero sí que se pueda comunicar bien con el equipo. Ahora mismo hay muchas oportunidades gratuitas de hacer cursos masivos online, los MOOCs como éstos de Big Data , y que típicamente cubren aspectos introductorios sobre nuevas tendencias. También he leído que se fomenta cada vez más, o se debería, la posibilidad de que  los profesionales jóvenes formen a otros más mayores en estas novedades. ¿Puedes proponerlo?

reunionPor otro lado, la experiencia de los errores cometidos tiene que servir de ayuda, y me viene a la mente la aplicación a la gestión de riesgos. Un día que haya un poco de tiempo, simula que han desaparecido unos portátiles, y pregunta qué pasaría si se tuviera que reanudar el trabajo en otros nuevos. ¿Disponen de una copia de los datos, y del software? ¿Cuánto tardarían en recuperarlo? ¿De cuándo son las copias? Conviene hacer el ejercicio y comprobarlo. Tiene que ser algo enfocado a aprender, y no a castigar. Entonces te lo agradecerán, porque en realidad les puedes ahorrar mucho tiempo de trabajo en un momento de crisis, y no digamos al proyecto. Y si aportas alguna solución, mejor. Puede ser un disco externo con máquinas virtuales, una utilidad de backup automático, o almacenamiento en la nube. Investiga si ya hay procedimientos corporativos y si son válidos, e involucra a otros departamentos como los de sistemas si es necesario. En resumen, haz memoria de errores que hayas cometido o visto, y revisa si se siguen cometiendo.

  • La priorización de las tareas: Otra gran oportunidad para ayudar al equipo. El ambiente cada vez favorece más las distracciones, tanto por los numerosos estímulos ajenos al trabajo, como por la demanda de tareas internas que provienen de diferentes canales y personas. Esto requiere dedicar un gran esfuerzo para decidir qué tarea es la prioritaria en cada momento, y también un esfuerzo de concentración para cambiar de una tarea a otra, disminuyendo la productividad.

Lo primero que conviene saber es qué demanda de tareas tiene el equipo, y especialmente las que son ajenas al proyecto (reuniones, revisiones, ofertas, formación, incidencias, otros proyectos, etc.). Esto te permitirá planificar con una capacidad más adecuada por debajo del 100%, y si el foco es el proyecto, ser proactivo para frenar la demanda de las otras tareas y comunicarlo claramente al equipo y a otros interesados. Les estás consiguiendo más tiempo para el proyecto, y también podrás ser más exigente al respecto.

SONY DSCDe todas formas, siendo realistas, casi siempre tendrán varias tareas pendientes de hacer. Involúcrate en la decisión de seleccionar la tarea más prioritaria en cada momento, explicando el motivo, hasta que sean autónomos. Y esto conlleva al menos reparar en estos aspectos: Que tengan claros los objetivos del proyecto, la manera en que las tareas aportan valor a los objetivos, las dependencias de otras tareas y personas, y los cambios y descubrimientos que se van produciendo. A un nivel más conceptual, que trabajen como equipo con un objetivo común, con autonomía, pero sin perder el norte. El Project Manager es la brújula en ese escenario. Comunica con regularidad, y también pregunta para saber si el entendimiento es el correcto. Y a veces tiene que bajar a cierto nivel de detalle.

  •  Transparencia en la información: Si recapitulamos el resto de ideas, es algo que requieren todas ellas. Para ir generando confianza, autonomía, y trabajo en equipo, hace falta una información actualizada, veraz y relevante sobre el proyecto. Muy importante, en los dos sentidos.

explicacionSi por ejemplo hay una reunión directiva del estado del proyecto, y el equipo no recibe una comunicación clara al final de la misma ni ha participado en ella, se está construyendo una barrera que destruye la confianza y la motivación. Lo mismo ocurre si se comunica una información sesgada, por muy buenas palabras que se utilicen. Al final el equipo irá recibiendo comunicaciones informales contradictorias, y a los técnicos se les da especialmente bien detectar contradicciones. Lo que es peor, lo asumirán como el modelo cultural a seguir para avanzar en la carrera dentro de la empresa, porque es lo que ven hacer a los jefes. Cuando luego les preguntes por el desempeño de las tareas, se comportarán exactamente igual, ocultando información relevante. Piénsalo, ¿te suelen ocultar incidencias o retrasos graves con la idea de resolverlo sin que te enteres, y salen a la luz muy tarde? ¿Quizás lo estás fomentando inconscientemente?

Ya está disponible el último artículo de esta serie, con los 6 errores que te distancian de tu equipo como Project Manager. De nuevo te animo a comentar y compartir, y a contactar conmigo.

Anuncios
Esta entrada fue publicada en Gestión, Opinión y etiquetada , , , , , , , , . Guarda el enlace permanente.

4 respuestas a 3 nuevas Ideas para ayudar al Equipo como Project Manager

  1. Romtech dijo:

    Excelente y oportuno tu aporte José , saludos

  2. Pingback: Tengo que ganarme al equipo como Project Manager, ¿Qué hago?: 4 Ideas | Ideas de un Project Manager – José Julio López

  3. Pingback: 6 Errores que te distancian de tu Equipo como Project Manager | Ideas de un Project Manager – José Julio López

Deje una Respuesta

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s