Claves para entender y mejorar la Productividad (V – Consejos Prácticos de Mejora)

laptopcafeÚltima entrada  de la serie sobre productividad  que comenzó aquí. Momento de resumir lo expuesto en formas de conclusiones y relacionarlo con consejos prácticos. No es necesario haber leído las entradas anteriores previamente, si bien te animo a ello.  Para cualquier consulta sobre este tema o si eres networker no dudes en contactar conmigo vía LinkedIn, y si tienes tiempo deja algún comentario o recomendación.

Resumen:

  • Abogo por considerar la productividad ligada a los conceptos de calidad y de valor para el cliente. Sin duda no es el concepto habitual, quizás es una medida de performance equilibrada en el sentido en el que lo hace el Balanced Scorecard.
  • Según lo anterior, podemos ser más productivos reduciendo costes, y también produciendo con más calidad sin incrementar los costes, siempre que el cliente perciba realmente dicha calidad, y esto en última instancia se demuestra teniendo clientes recurrentes.
  • Por lo tanto, esto incluye desde la automatización de ciertas tareas, hasta un mejor conocimiento de las necesidades del cliente, del proceso de ventas, y de la generación de una imagen de marca.

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La automatización es necesaria para poder hacer cosas nuevas o más rápidas, y como clientes nos beneficia 
 
  • Como nos enseña Goldratt, no se trata de realizar optimizaciones allí donde se pueda, sino en centrarse en unos pocos puntos de mejora, estudiando aspectos como los cuellos de botella. Para que nos hagamos una idea, Goldratt titula una de sus presentaciones “Contabilidad de costos, enemigo público número uno de la productividad”. Resumiéndolo mucho, para que una optimización sea efectiva hay que pensar en su repercusión global y no puntual.
  • Salvo excepciones, sucesivos recortes de costes sin visión global acaban mermando la calidad o el factor diferencial, y hace que el producto o servicio se convierta en una commodity. Lo siguiente suele ser una guerra de precios siempre que haya bastantes competidores.
  • En ningún momento estoy diciendo que los costes sean irrelevantes, es perfectamente lícito querer reducirlos desde el momento en que existen muchos competidores, pero siempre con una visión global que tiene al cliente como último decisor, quien puede elegir entre comprarnos a nosotros o no.

Consejos Prácticos de Mejora de la Productividad:

Para que no quede en algo muy teórico, y hablando de productividad sobre todo personal, que tiene el riesgo de perder la visión global, quiero resumir unos consejos prácticos. La mayoría coincidentes con lo que leo en otros artículos:

  • OLYMPUS DIGITAL CAMERALa productividad tiene mucho que ver con interiorizar la idea de que el tiempo es un recurso escaso y no renovable, y que tenemos que seguir algún criterio de prioridades que equilibre lo urgente y lo importante, orientado al valor producido. Precisamente conviene saber bien qué valor aportamos tanto a un posible cliente interno inmediato, como al producto o servicio que proporciona nuestra empresa. Aprovechar bien el tiempo es un ahorro.
  • No se trata de no levantarse del asiento en toda la mañana y comer en el puesto de trabajo. Se trata de encontrar momentos largos de concentración sin interrupciones. Uno de los trucos ante una tarea ardua consiste en empezar con otra más sencilla y gratificante durante unos minutos, hasta haber alcanzado un nivel de concentración suficiente. Y hacer descansos o cambios de tarea cuando empecemos a notar una bajada del rendimiento. Poder intercambiar ideas con otros compañeros de trabajo durante una pausa está muy bien y además fomenta el trabajo en equipo.
  • La calidad y el valor es algo que a menudo se mide por indicios, subjetivo y cambiante en el tiempo. Hay que ser consciente de ello. En un ejemplo típico de proyectos, al principio hay mucha atención al tema de plazos, y luego hay más sensibilidad hacia la calidad de los entregables. En los servicios, se dice que la calidad se evalúa más en los momentos críticos de interrupción. Es decir, en cada momento nos van a medir con criterios diferentes, y hay que intentar saber cuáles son para equilibrarlos.
  • No somos multitarea aunque queramos. Sobre esto hay un montón de artículos. En el ordenador, hay que tener pocas ventanas abiertas y hacer lo posible por reducir los correos y mensajes recibidos, y saber esperar a leerlos con algún criterio de clasificación. Mis amigos y familiares saben que no atiendo mensajería instantánea en horas de trabajo, y no me escriben a no ser que sea algo especialmente urgente. En cuanto a los correos de trabajo, siempre que puedo instruyo a los colaboradores para que no me incluyan indiscriminadamente en todos, y yo como emisor también sigo alguna política, en general no utilizo responder a todos.

  • El retrabajo es algo a evitar en general. Sí que es cierto que muchos proyectos necesitan de una cierta dosis de prueba y error, y se llega a una solución por refinamientos sucesivos, por lo que un cierto retrabajo es admisible. Pero hay otras muchas veces que resulta evitable desde el principio, y lo que evidencia son fallos de gestión y de normativa de calidad o desconocimiento de buenas prácticas. Si hay retrabajo, que sea para adaptarse mejor a las necesidades del cliente, y no para justificar un sueldo por horas.
  • Ante todo colaboración y trabajo en equipo. Con las tendencias actuales a medir la productividad individual, se fomenta una competencia interna mal interpretada. Hay que buscar tiempo para pensar, para debatir, para formarse y formar a otros, para probar, para ayudar, incluso para hacer cosas poco convencionales. Muchas veces hay parones de trabajo, en los proyectos sobre todo, y erróneamente se quiere seguir avanzando a ciegas con idea de entregar lo que sea lo antes posible. Aproveche el tiempo para hacer algo más constructivo, como las revisiones por pares y la mejora continua, documentación de lecciones aprendidas, etc. Y para hacer amigos.

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Cuando algo se mide con mucha asiduidad y precisión desde hace siglos, es que proporciona información valiosa
 
 

Concluyo mis reflexiones aunque este tema da para mucho, pero no se trata de dar más vueltas a la misma idea. Lo pongo en mi perfil de LinkedIn, y leído de algún foro, ser profesional es saber lo que se está haciendo. No te olvides de recomendar y comentar el artículo si te ha parecido interesante, incluso si no compartes este punto de vista, porque el conocimiento se genera del debate. Un saludo,

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5 respuestas a Claves para entender y mejorar la Productividad (V – Consejos Prácticos de Mejora)

  1. Pingback: Claves para entender y mejorar la Productividad (IV – Proyectos y Operaciones) | Ideas de un Project Manager – José Julio López

  2. David dijo:

    Reflexiones muy interesantes.

  3. José Julio López dijo:

    Muchas gracias David, y en general a todos los usuarios de LinkedIn que han recomendado el artículo. Se agradece el apoyo a todos vosotros. Un abrazo,

  4. Lizeth dijo:

    Muy interesante artículo, llevo proyectos de desarrollo de software y nos duele mucho sobre todo el re trabajo y el tiempo adicional que de repente esto provoca voy a compartir el artículo, me pareció excelente si tienes algún otro tip sobre el tema te lo agradecería 🙂

  5. José Julio López dijo:

    Hola Lizeth: Igualmente muchas gracias por el comentario y por difundir mis artículos. Respecto al retrabajo, es un tema relacionado con gestión del cambio y también del riesgo, y que en la práctica presenta bastantes dificultades. Hay varias aproximaciones basadas en buenas prácticas, por ejemplo: La de PMI, predictiva, que consiste en gestionar cada cambio para evaluar su impacto y negociar al respecto. Y la de Scrum, más adaptativa, que proporciona un marco capaz de asumir cambios frecuentes, como mínimo una vez al mes. En ambos casos está presente el factor de la negociación y la replanificación, con idea de no estancarse con el retrabajo.
    Esto me da idea para escribir nuevos artículos al respecto, pero ahora estoy con otra serie sobre Big Data que quiero terminar antes.
    Un saludo,

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